Konferansta sunulan bildiriler IEEE Explore’ da yayımlanacaktır.

Konferansın IEEE-ID’si  daha sonra açıklanacaktır.

Ayrıca seçilen bildiriler makale biçimine dönüştürüldükten sonra 

TBV Bilgisayar Bilimleri ve Mühendisliği Dergisinde yayımlanacaktır 

1.Adım: KAYIT AŞAMASI

• İlk olarak konferansa kayıt yaptırmanız gerekmektedir. Bunun için KAYIT düğmesine basarak yapabilirsiniz.
• Kayıt sırasında belirlediğiniz e-postanıza sistemden gönderilen onay isteğini yanıtlamayı unutmayınız.

2. Adım: BİLDİRİ GÖNDERME

•  “+Yeni Bildiri” düğmesine basarak işleme başlayınız.
• Özetçenizi ya yazınız ya da kopyalayıp yapıştırınız.
• Ekler Bölümünden Dosya Seç ile bildirinizi bilgisayarınızdan yüklenecek biçimde seçiniz.
• Bildiri gönder sayfasındaki diğer tüm alanları doldurunuz.
• Sayfanın sol üst köşesindeki “Kaydet” düğmesine basınız.

Böylece hem özetçe, hem bildiri hem de ek bilgiler sisteme yüklemiş olur.

• Bildirisi kabul yazısı yazarlara gönderilecektir.

• Kabul yazısı, doğal olarak konferans katılım ücretini ödemiş olan yazarlara gönderilecektir.

• Konferans katılım ücreti, konferans çantası, 2 gün öğlen yemeği ve gün içi ikramları karşılamaktadır.
• Konaklama ve sosyal programlar ile ilgili ödemeler web sayfasında ayrıntılı biçimde açıklanmıştır.

Konferansta sunulacak bildirilerin kaliteli olmasını sağlamak amacıyla UBMK’ya gönderilen bildirilerin değerlendirilmesi aşağıda açıklandığı gibi yapılır:

1- Her bildiri en az iki hakem tarafından değerlendirilir. Yazarlar her hakemin görüş, öneri ve kararını görebilirler. Bir bildiri için sonuç karar, iki hakemin kararı uyuştuğu zaman verilir dolayısıyla yazarlar yalnızca bir hakemin görüşüne bakarak sonucun belli olduğu dememeleri gerekir. 

2- İki hakemin görüşü uyuşmadığı durumda bildiri üçüncü bir hakeme gönderilir. Gerekirse daha fazla hakeme de gönderilir. 

3- Üzerinde değişiklik yapılması istenen bildiriler düzeltildikten sonra www.ubmk.org üzerinden (Düzeltilmiş Bildiri olarak) yüklenir.

4- En az iki hakemin olumlu görüş bildirdiği bildiri sahipleri, konferans katılım ücretlerini ödeyebilirler. Bu ödemenin ardından kısa sürede kendilerine resmi kabul yazısı gönderilir.

5- Hakemler tarafından kabul edilmiş ve konferans katılım ücreti ödenmiş bildiriler, benzerlik incelemesine alınır. %30 dan fazla benzerliği olan bildiriler kabul edilmez.

6- Kabul edilmiş bir bildirinin durumu konferans web sayfasında “Kabul Edildi” olarak açıklanır. 

Katılım belgesi, yalnız konferans ücretini yatıran ve konferansa katılanlara verilecektir.

Sözlü olarak sunulacak bildiriler için soru ve yanıt kısmı dahil toplam 20 dakika süre verilecektir.

Ayrıntılı konferans programı 1.09.2019 da açıklanacak.

Bildirisi sözlü sunum için kabul edilmiş olanlar:

1 – Bildirinizi gözden geçiriniz. IEEE Xplore’un yazım kalıbına uygun olup ol1madığını dikkatle inceleyiniz.

     – Kağıt boyutunun A4 olduğundan emin olunuz.

     – Bildiri başlığı, yazarlar ve bölüm başlıkları için belirtilen yazı karakteri ve boyutunun uygunluğunu gözden geçiriniz.

      -Şekil, resim ve çizelge başlıklarının karakter ve boyutunu gözden geçiriniz.

Tüm bu denetimleri yaptıktan sonra bildirinizin adını “Bildiri Numarası-Bildiri başlığı ilk sözcüğü-bildiri başlığı ikinci sözcüğü-ilk yazarın soy adı biçiminde hazırlayıp (.dox ve .pdf uzantılı olarak)  ubmk@itu.edu.tr adresine en geç 19 Temmuz 2018 saat 17:00 a kadar gönderiniz.

2 – Konferans katılım ücretini yatırıp dekontunu “Belge Gönder” seçeneğini üzerinden gönderiniz.

3 – Kabul edilmiş bir bildiriye ilişkin konferans katılım ücretinin yatırılmasının ardından, resmi kabul yazısı yazarlara gönderilecektir.

4 – Telif hakkı devir sözleşmesi IEEE tarafından sorumlu yazarın e-postasına gönderilecektir.

5 – 25 Ağustos 2019 akşamına kadar, bildirinizin sunum dosyasını hazırlayıp konferans e-posta adresine gönderiniz. Konferans sunum kalıbı yakın zamanda web sayfasında yayımlanacaktır.

Konferansın yapılacağı ******** otelden, katılımcılar için özel bir fiyat alınmıştır. Bu olanaktan gerçek katılımcıların yararlanabilmesi için aşağıda sıralanan kuralların izlenmesi gerekmiştir.

• Konaklama olanağı sadece konferansa kayıt olup kayıt ücretini yatıranlara sağlanmıştır. 20 Ağustos 2019 öncesi bu koşulları sağlayanların istekleri otele iletilecektir.
• 25 Ağustos 2019 den sonraki konaklama isteklerinin düzenleme kuruluna iletilmesi gerekmektedir. Kurul koşulları sağlayan kişilerin isimlerini her akşam otele iletmektedir.
• Otelde konaklama isteyenlerin 25 Ağustos 2019 akşamına kadar ödemelerini yapmaları gerekmektedir. Ödeme bilgileri Konaklama ile ilgili başlık altında açıklanmıştır.

Öğrenci yurdundan yararlanmak isteyenlerin 25 Ağustos 2019 akşamına kadar konaklama isteklerini sisteme girerek belirtmeleri gerekmektedir. Ödemelerini ……….  hesabına yapabilirler

Bildirilerin IEEE Xplore’a Uyumluluğunun Sınanması Aşamaları

UBMK ‘17’ye göndermiş olduğunuz bildiriniz ön incelemeden geçmiştir. Bu haliyle konferans elektronik kitapçığında yer alacaktır.  Ancak IEEE Xplore’da yer alabilmesi için IEEE’nin ölçünlerine uymak zorundadır. Bu nedenle aşağıdaki adımları izlemeniz ve olumlu sonuca ulaşmanız gerekmektedir.

Öncelikle bildirinizin ilk sayfasının sol alt köşesine (footer-dipnot alanına)  aşağıdakilerden size uygun olanını seçip yerleştiriniz:

• Yazarlarının hepsi ABD hükümeti çalışanı ise: “U.S. Government work not protected by U.S. copyright”
• Yazarlarının hepsi İngiltere, Kanada ve Avusturalya çalışanı ise: “978-1-5386-0930-9/17/$31.00 ©2017 Crown”
• Yazarlarının tümü Avrupa Birliği çalışanı ise: “978-1-5386-0930-9/17/$31.00 ©2017 European Union”
• Türkiye’den ve diğer ülkelerden gönderilen bildiriler için: “978-1-5386-0930-9/17/$31.00 ©2017 IEEE” 

Yerleştirilecek olan bilgi bildirinin ilk sayfasında, Times New Roman 9pt, soldaki sütunun 0.5 cm altında, sola dayalı olarak ve sütunla aynı marjine sahip olarak yerleştirilmelidir.

Eğer IEEE Latex şablonunu kullanıyorsanız alttaki Latex satırını \begin{document}’ten önce uygun bir yere yerleştiriniz.

\IEEEoverridecommandlockouts\IEEEpubid{\makebox[\columnwidth]{ 978-1-5386-0930-9/17/\$31.00~\copyright~2017 IEEE \hfill} \hspace{\columnsep}\makebox[\columnwidth]{ }}
Hazırlanan bildirilerin, IEEE Xplore’da yayınlanabilmesi için PDF eXpress’ten geçirilip onay alınması gerekmektedir. Bu amaçla:

• http://www.pdf-express.org sayfasına giriniz ve kaydolunuz. Kaydolurken “Conference ID” bölümüne “41839xp” yazınız. Sonrasında bildirinizi pdf-express’in sistemine yükleyiniz ve uygunluk sonucunu bekleyiniz.
• Böylece bildirinizin IEEE Xplore’a uyumlu olup olmadığı sınanmış olacaktır. Sınama sonucu olumlu değilse lütfen gerekli düzeltmeleri yaparak olumlu sonuç alana kadar deneyiniz.
• Olumlu sonuç aldıktan sonra bildirinizin sınamadan geçmiş halini ubmk@itu.edu.tr adresine “Bildiri No-Sınanmış Bildiri” başlığı ile gönderiniz. 

Önemli Not: IEEE Xplore’a uyumlu olmayan bildiriler kesinlikle IEEE Xplore’da yayınlanmamaktadır. 

Telif Haklarının Devri

IEEE telif devir sözleşmesinin elektronik olarak yapılmasını istemektedir.

IEEE’ye bildiriyi sunacak olan yazarların e-posta adresleri gönderilecektir. 

IEEE yazarlara TELİF HAKKI AKTARMA istek yazısını gönderecektir. Bu yazının sorumlu yazar tarafından onaylanması yeterlidir

Önemli Not: Telif hakkı devri yapmamış olan bildiriler kesinlikle IEEE Xplore’da yayınlanmamaktadır. 

Her bildiri için ayrı kayıt yaptırmak gerekiyor mu?

Konferans için tek bir kayıt yeterlidir, 

ANCAK bir kişi en çok 2 bildiri sunabilir

Konferans ücretine ilişkin bilgiler konferans web sayfasında açıklanmıştır.

Konferans ücretini ödeyen herkese TBV İktisadi işletmesi faturası kesilmektedir. Fatura ile ilgili olarak aşağıdaki bilgilerin ubmk@itu.edu.tr adresine bildirilmesi gerekmektedir. Bildirimler sırasında lütfen bildiri numarasını belirtiniz:

1- Bireysel fatura için:

• Ödeme yapanın adı soyadı 
• TC Kimlik numarası
• Açık adresi

2- Kurumsal fatura için:

• Kurum adı
• Kurum açık adresi
• Kurum vergi dairesi ve vergi numarası

Faturalar konferans kayıt masasında katılımcılara teslim edilir. 

UBMK’19’a gönderilmiş olan bildiriler için hakem değerlendirmesi süreci tamamlandıktan sonra bildirilerin IEEE ölçünlerine göre hazırlanıp konferans e-posta adresine gönderilmesi gerekmektedir. 

Bu aşama tamamlandıktan sonra bildirilerin benzerlik ve IEEE ölçünlerine uygunluğu denetlenecektir. Bu çalışmaların 10 Ağustos 2019’a kadar tamamlanması hedeflenmektedir. Bir bildirinin bu aşamaya alınabilmesi için bildiri ile ilgili ödemenin yapılmış olması gerekmektedir. Bu nedenle, bildiri ile katılacak olanların ödemelerinin 15 Temmuz 2019  saat 17:00’ye kadar  kadar ödemeleri beklenmektedir

Konferans programında yer almış bildiri sahiplerine “Bildiri Sunum Kalıbı” gönderilmiştir. Bildirilerin bu kalıba uygun olarak hazırlanıp en geç 25 Ağustos 2019’a kadar ubmk@itu.edu.tr  adresine gönderilmesi gerekmektedir.